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【课堂案例】某公司招标管理制度


编辑:苏州CIPS学会 来源:苏州CIPS学会 发布:2018-03-20 10:01:01 已查看2914次

周二:案例篇@szcps.net

本期主题:供应链案例篇。他山之石,可以攻玉!

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某公司招标管理制度


第一部分     总则


第一条 、为规范公司的招标管理工作,维护公司的合法权益,控制经营管理成本,保证质量,根据国家的有关法规,本着公平、公正、诚信的原则,制定本制度。 

第二条、本制度适用对象为总公司及各分公司。

第三条 、本制度所称的招标包括公开招标和邀请招标 。

公开招标是指以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标。

邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标。  


第二部分 招标范围


第四条  以下事项必须按照本制度进行招标: 

一、 《公司采购管理制度》规定必须以招标方式采购的货物、工程、服务。

二、 其他经领导批准需要集中统一采购的物质或服务。

公司任何部门和个人不得将必须进行招标的事项化整为零或者以其他任何方式规避招标。

 

第三部分  招标管理机构及职能 


第五条  公司成立招标工作小组,招标工作小组是公司招标工作的管理机构,小组成员包括:公司总经理(或分管领导)、工程部、采购部、审监部、财务部等相关人员以及公司法律顾问等。招标工作小组组长由总经理或分管领导担任,其他成员由组长根据招标项目实际情况进行任命,审监部负责对招标过程进行全程监管。 

第六条  职能划分

     一、招标项目涉及部门

招标项目 

申请部门 

经办部门 

协办部门 

监察部门 

工程项目

工程部

工程部

采购部、财务部

审监部

办公用品

总经办 

采购部 

财务部 

审监部 

原辅材料、固定资产、仪器设备 、 低值易耗品

需求部门

采购部 

工程部、财务部 

审监部 

知识产权、技术开发

研发中心

研发中心

采购部、财务部 

审监部 

服务、咨询等

需求部门

需求部门

行政部、财务部等

审监部

 二、申请部门的主要职能:制作招标申请书,参与招标工作; 

三、经办部门的主要职能:制作招标文件和合同主要条款,投标单位资质预审,建立合格投标单位数据资料库,编制、修订招标文件并办理相关审批手续,负责组织安排招标小组会务,控制整个招标工作进度; 

四、协办部门的主要职能:参与答疑、开标、议标、评标、合同的谈判和签订,协助经办部门做好其他各项工作。负责招标档案的建立、招标计划的跟进、招标过程的纪录、招标过程资料的编号归档、各类合同的存档保管。

五、审监部的主要职能:投标单位资质的审核,招标、开标过程的全程监督及议标、议价的全程参与,定标结果的程序监察。其中,法务专员的主要职能:参与制作招标文件和资质预审,参与答疑、开标、议标、评标、定标、合同的谈判和签订。

六、公司法律顾问的主要职能:负责招标活动法律事项和法律风险管控。


第四部分  招标申请 


第七条 招标申请部门提交《招标申请书》。招标申请书的形成程序为: 

一、申请部门根据工作计划的需要,会同技术部门按URS要求,制作招标申请书 ,招标申请书应包括以下内容: 项目的名称、型号规格、数量、质量和技术要求、实施计划和实施地点、本部门具体跟进人员、投标人的资质要求、拟采用的招标方式等 。

二、招标申请书由申请部门负责人进行内容审核(是否符合URS ),签字后提交分管领导审批 ,报审监部备案。 

三、招标申请书经分管领导同意后,由经办部门牵头组织招标事宜。 

第八条  招标的二种方式 

一、项目规模大、造价高且在时间允许的情况下,由招标小组确定实行公开招标。 

二、无法满足公开招标条件的项目,由招标小组确定邀请招标。

即根据申请部门及其提供的调查资料,选定一定数量的业内知名企业作为邀请投标单位,该单位数量应按工程量或采购量的规模而定。如选一家单位中标,则邀请投标单位不得少于三家 ,否则当次招标无效。   


第五部分 招标文件


第九条 招标文件的编制 

招标文件由招标申请部门、技术部门及法务律师共同起草、编制,经招标工作小组审核批准后发布。编制工程招标文件,其中技术标(施工组织设计、方案、技术指标等),商务标(企业资质、信誉、业绩、工期、质量、组织机构、管理体系等)部分由工程项目部负责编制。

招标文件的基本内容包括: 

(一)固定资产、原辅材料、试剂的采购:名称、规格、数量、质量和技术要求、到货时间和地点、验收标准和方式、报价方式、付款方式等。 

(二)工程材料、办公用品、仪器设备的采购:名称、规格、数量、质量和技术要求、到货时间和地点、检验标准的方法、报价方式、付款方式等。 

(三)工程设计、监理的发包或委托:名称、地点、内容和范围、需要提交的成果资料、工期或服务期、质量和技术要求、报价方式、付款方式等。 

    (四)工程施工的发包:名称、地点、发包范围和内容、承包方式、技术要求、质量标准、开完工时间、报价方式、付款方式等。  

    (五)其他服务的委托:名称、内容、规格、时间、质量和技术要求、报价方式、付款方式等。 

 (六)对投标单位的要求(如资质、资信、业绩等)。 

 (七)招标投标的时间安排和原则(发标、答疑、投标、开标、议标(包括评标标准,标准应量化)、评标、定标等)。 

 (八)投标保证金、签约保证金的数额、交纳和返还。 

 (九)合同版本。 

工程招标内容还要详细说明工程名称、地址、项目所建地理位置、环境、、用地范围、工程概况、招标范围、设计要求、工程地质情况及投标报价等要求,材料设备采购招标文件的内容还应符合按“甲供及暂定材料设备采购、包装、运输、装卸、验收、保管、发放管理程序”的要求。 

 第十条 招标文件的发出与修改

所有招标文件经招标小组成员签字确认后方能对外发出,招标文件发出后未经招标工作小组组长同意不得修改或终止。经招标工作小组组长同意修改招标文件后,应在开标会议前3日通知所有投标单位。

  

第六部分 招标程序 


  第十一条 招标工作应严格按照以下程序执行:

一、起草招标申请书

经办部门会同需求部门、技术部门,按URS要求,起草《招标申请书》,报分管领导审批。 

 二、招标公告报批与公示

招标申请书审批通过后,经办部门会同需求部门、技术部门、法务律师共同起草招标公告(或投标邀请书)招标公告(或投标邀请书)应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。

招标公告报招标小组审批,通过后进行公示。如投标邀请书则不需。

公司自行办理招标事宜的,按规定向相关部门备案(如需要);如委托其他机构代理招标事宜,应签订委托代理合同。

     三、资格预审

有意投标的单位应按要求在十日内向经办部门提供准确、真实、详细的企业资质等方面的资料,包括但不限于如下资料:

1.营业执照(复印件);

2.税务登记证(复印件) ;

3.组织机构代码证(复印件);

4.相关的质量管理体系认证证书(复印件);

5.产品名目、技术、质量标准(含规格、型号、参数、颜色、功能等);

6.产品质量检测报告及出厂合格证(复印件);

7.国家环保产品认证证书及相关检测报告(复印件);

8.使用说明、安装指导、调试及服务承诺;

9.供货保障措施;

10.近期销售客户名称、联系人及联系电话;

11.报价及清单。 

经办部门应汇总意向单位的资质资料,按照招标申请书要求对投标人的资质进行资格初步审查。投标人应该为生产厂家,原则上不包括代理商或经销商(特殊情况除外)。对拟通过资质初审的重点企业要一一进行用户访谈(电话或现场)或实地调研,出具《资质初审意见书》(见附件),报法务专员复核。法务专员对《资质初审意见书》中通过单位的资质先进行内容复核,再采用电话访谈等方式进行抽查,将《资质初审复核意见》报审监部审查。 

资格预审通过后,需要备案的,经办部门将评审结果向国家招标投标监督机构备案。备案三日内国家招标投标监督机构没有提出异议,经办部门向资格预审通过投标人发出资格预审合格通知。 

四、编制及发出招标文件

    经办部门会同技术部门、法务专员,根据规定和工程实际情况,编制招标文件,招标文件应当包括招标项目的技术要求、投标人资格审查的标准、投标报价要求、评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签合同的主要条款。

招标文件经招标工作小组审核通过后,报送国家招标投标监督机构进行备案审核(如需要)。审定的招标文件确需变更时,须经国家招标投标管理机构批准(如需要),并在投标截止日期前通知所有的投标单位。

经办部门按招标文件规定的时间召开发标会议,向投标人发放招标文件、施工图纸及有关技术资料,并注明需返还的技术资料的具体发放情况。发放的招标文件要逐一登记,并有投标单位领取人的签字。 

需要缴纳保证金的,由经办部门出具交款通知单,投标人持交款通知单到财务部缴款,再将第三联交回,完成交款程序。核准以上款项的交纳以财务部的收据为准,投标单位的转账单、汇票等要统一换成财务部的收据。

根据国家规定,采用邀请招标方式的,应当向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。

从发布招标文件之日起至开标,时间不得少于20天。

 五、踏勘现场和用户调研

经办部门会同有关部门,按招标文件要求组织投标人进行现场踏勘和用户调研, 并形成书面材料,报国家招标投标监督机构备案(如需要)。  

六、招标答疑 

经办部门会同技术部门负责制定招标答疑文件,发放答疑文件并存档。 

七、投标文件的收集 

投标单位应在招标文件确定的截止时间前递交投标文件和交纳投标保证金(如需要),逾期公司不予接收,未按时交纳投标保证金,其投标文件按废标处理 。 

投标单位应将要求的投标文件盖章密封(密封处需盖章),并派专人(须有授权委托书)送至招标文件规定的部门,相关部门收到投标文件后应出具加盖公司章的收文凭证(见附件),做好记录、妥善保存,开标前不得自行开封。 

    如投标文件密封不符合要求,作为废标处理。投标单位递交投标文件后如需修改、补充,只能在截止时间前修改并按招标文件的要求密封、递交。补充、修改文件为投标文件的组成部分。如补充、修改的内容造成废标,由投标单位自行负责。

在招标文件约定的投标截止日期后送达的投标文件,均为废标,不再参与后续开标、议标。 

经办部门负责收集的投标文件,要逐一登记,签字确认。

八、开标

招标工作小组在开标前依照国家规定确定评标委员会人员组成及名单。 

开标前3日,由经办部门发出开标会议通知,通知公司参与开标的部门和人员,告知开标会议的时间、地点和注意事项。 

依据招标文件规定的时间和地点,招标工作小组组长或授权的人员主持召开开标会议。开标会议邀请所有投标人代表和相关人员在招标投标监督机构监督下公开按程序进行。

开标时,由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,也可以由招标人委托的公证机构检查并公证。经确认无误后,由工作人员当众拆封,宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。

开标过程应当记录,并存档备查。 


九、 评标

评标时,评标委员会成员先对投标文件技术标内容中的技术方案、产品技术资料、实施计划等进行审查 。 

技术标主要审查以下内容:

1、确保工程的技术、质量、安全及工期的技术组织措施;

2、工程施工方案及施工工艺;

3、施工图纸和图纸设计说明;

 4、施工组织及施工进度计划 ;

5、研发设备的技术功能要求和技术参数;

6、质量保证、工期保证、安全施工措施;

技术标评选通过后,进入商务标,即对商务标标书中有关商务的部分,包括商务流程、送货、报价、付款等过程进行评选。

商务标主要审查以下内容:

(1)法定代表人身份证明

(2)法人授权委托书(正本为原件)

(3)投标函

(4)投标函附录

(5)投标保证金交存凭证复印件

(6)对招标文件及合同条款的承诺及补充意见

(7)工程量清单计价

(8)投标报价说明

(9)报价表(又称投标一览表)

(10)投标文件电子版(u盘或光盘

(11)企业营业执照、资质证书、安全生产许可证等; 

(12)企业营业执照、企业资质等级证书、当地施工安全管理部门出具的安全生产证明材料及安全资格证

评标委员会根据招标文件规定的评标方法,对投标人的投标文件按程序要求进行全面、认真、系统地评审和比较后,与投标单位进行必要沟通,充分发表自己的意见,形成<<评标意见表>>,采用投票方式对投标单位逐一表决,由法务专员见证,工作人员现场唱票, 审监部人员监票, 按得票多少的规则确定出不超过3名合格中标候选人,并标明排列顺序。 

评标委员会发现投标人弄虚作假、以低于成本价竞标、以他人的名义投标、串通投标的,该投标人的投标作废标处理。 

十、 定标

招标小组根据招标文件要求和评标委员会推荐的合格中标候选人,成员集体讨论,对中标候选人进行技术和商务的综合评价,采用投票方式对逐一表决, 按得票多少的规则确定中标单位 ,并签署《定标决议》。

排名第一的中标候选人放弃中标,因不可抗力提出不能履行合同,或者招标文件中规定内容未满足的,招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人,以此类推。所有推荐的中标候选人未被选中的,应重新组织招标。不得在未推荐的中标候选人中确定中标人。   

十一、中标结果公示

在确定中标人后,经办部门对中标结果进行公示,时间不少于3天。

十二、备案,发中标通知书

公示无异议后,招标人将工程招标、开标、评标、定评情况形成书面报告报国家有关机构备案(如需要),并发出《中标通知书》。 

十三、谈判及合同签定

《中标通知书》发出后,经办部门会同技术部门、法务专员负责与中标单位进行合同具体条款的再谈判, 再谈判结果报公司相关部门及法律顾问审核同意后,以招标文件中的合同版本、中标通知书为准签订合同,合同实质内容不得与招标文件不一致。如果合同实质内容确需变更,需经审监部、招标小组、法律顾问同意并有投标单位盖章确认,并填写<<合同变更申请表>>。 

合同谈判完成后,经办部门按公司合同管理的相应规定,进行合同报批。一般应在中标通知书发出后的30日内签订合同,如果不能在中标通知书规定的时间内签订合同,可视为放弃中标,通知其他候选单位。 

签订合同前,核实是否交纳履约保证金,交纳履约保证金后才能将盖章合同交给对方。 

签订合同后,经办单位3日内通知其他未中标单位落标,退还投标保证金及其他各种押金。 

十四、投标保证金、资料、押金的退还 

(一)需返还资料及押金的的退还程序:投标人将需返还资料退还经办部门后,经办部门核对页数无误、页面整洁后在收据上签上“****已退”确认后,投标人持相应手续到财务部退款。如需返还资料有损坏、丢失部分,档案员视情节在收据上标明应扣除金额,财务人员从需返还资料押金中扣除。 

(二)投标保证金的退还程序:投标人接到退款通知后,经办人在投标人的收据上签字后,投标人持收据到财务部退款。 

十五、文档管理 

 (一) 招标结束后,经办单位在一周内应对参与投标的所有单位(包括初选通过单位、落选单位、中标单位)的相关资料(包括但不限于资质材料、投标文件等)及公司在招标工作中形成的文档(包括但不限于招标申请书、招标文件、资质审查意见、招标会议纪要、考察报告、谈判记录、表决表等),按公司文档管理的要求进行整理归档 ,交档案室保存。  

    (二)  采购部门应对重复性招标的投标单位建立档案,档案中除了记录该投标单位的基本信息外(包括名称、住所、注册资金、业绩、投标情况等),对中标单位还应记录其履行合同的实际表现信息并进行动态评估,该评估结果作为决定中标单位是否有权参与未来同类招标项目投标的评判依据。 


         第七部分 招标纪律


第十二条 招标工作相关人员必须严格遵守以下纪律: 

一、招标工作要严格按照《中华人民共和国招标投标法》和本规定的有关程序进行。 

二、招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。 

三、电话保密。除经办人电话、招标文件中公布的电话外,招标小组成员电话一律保密。 

四、开标前投标文件严禁启封。投标文件交付时要逐一登记,经办部门负责保管投标文件,审监部随时核查 , 开标时招标文件应密封完好。 

五、不得泄露标底或其他任何涉及招标投标工作的保密资料。开标至合同签订期间,投标文件、谈判的内容应保密,严禁泄露。 

六、不得与招标、投标当事人相互串通,徇私舞弊,操纵招标结果;不得接受招标、投标当事人的礼品、礼金、宴请或参与其他可能影响公正招标的活动;严禁接受投标人请客吃饭、送礼。招标过程中严禁与投标人有工作之外的任何联系。 

七、招标人不得违背核准的招标事项开展招标工作。 

八、不得泄露参加投标的其他投标人的投标价,如果发现泄密,公司将根据实际情况给予处罚。 

九、不得背离招标文件约定的条款与中标单位签订合同。 

十、不得在招标文件或资格预审文件中设置有利于特定投标人或违规限制潜在投标人条款;不得改变资格预审文件中载明的资格条件或以未公开的条件限制、排斥潜在投标人;不得拒绝或限制已经通过资格预审的潜在投标人参加投标。

十一、不得违规使用标底,不得在开标后修改、增加或减少评标实质性条款;不得违规设定商务标的权重;不得利用暂定价格条款获取非法利益。 

十二、招标文件起草人员对招标文件的正确性负责,技术人员要严把技术关,本着对公司负责的精神,以严格认真的态度编制招标文件。如果发现技术错误导致公司损失,公司将根据实际情况给予处罚。 


                      第八部分  其它


第十三条 本规定由审监部负责解释,修改亦同。

第十四条 本规定自颁布之日起生效。


 


 END    

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